Всеукраїнська спілка безперервної медичної освіти

та професійного розвитку 

ІНСТРУКЦІЯ ОРГАНІЗАТОРА ЗАХОДІВ В СИСТЕМІ АДАОІС

1. Оформлення

Надішліть заявку на реєстрацію у якості організатора заходів на електронну адресу спілки medicalce@ukr.net.Отримайте у відповідь Договір. Після узгодження всіх питань — надішліть підписаний Договір на вищевказану електронну адресу. 

У Додатку до Договору вкажіть перелік заходів, які Ви проводите, заповнивши форму. Опис заходів має містити наступну інформацію: 

  • Найменування заходу;
  • Тип заходу: семінар, конференція, майстер-клас, лекція тощо;
  • Найменування англійською (бажано);
  • Головна спеціальність (назва спеціальності має відповідати переліку спеціальностей, затверджених нармативними актами);
  • Додаткова спеціальність (1 і 2);
  • Дата початку;
  • Дата завершення;
  • Організатор;
  • Співорганізатор (1, 2, 3 - якщо їх декілька); 
  • Місце проведення;
  • Місце проведення англійською; 
  • Посилання;
  • Регіональний захід (відмітити); 
  • Міжнародний захід;
  • Нараховуються Credit Units; 
  • Планова кількість учасників; 
  • Країна-учасник (1, 2, 3 - перерахувати усі країни-учасники);

Також необхідно вказали відомості про організатора(ів):

  • Найменування; 
  • ЄДРПОУ; 
  • Найменування англійською; 
  • Регіон; 
  • Сайт; 
  • Телефон; 
  • Електронна адреса; 
  • Контактна особа; 
  • Контактна особа англійською; 
  • Поштова адреса. 

Додатково необхідно вказати електронну пошту, ПІБ та номер телефону представника організатора, який безпосередньо буде працювати в системі. 

2. Реєстрація

Після переходу за посиланням користувач (організатор) потрапляє на сторінку авторизації. Якщо ви ще не маєте власного облікового запису, вхід у систему АдаоІС неможливий. Щоб створити обліковий запис, натисніть кнопку "Реєстрація" та перейдіть до реєстраційної форми

3. Внесення даних

Для того, щоб використовувати систему АдаоІС необхідно надати данні для стровення облікового запису. В подальшому користувач зможе використовувати: 

  • електронну пошту для авторизації в системі; 
  • номер диплому для створення сертифікатів та нарахування балів; 
  • ПІБ для створення звіту про активність користувача протягом певного періоду часу (місяцю, року і т.д.). 

Після заповнення форми обов'язково дати згоду на використання та обробку даних. 

Коли усі поля форми заповнені, натисніть кнопку "Зареєструватися". Після натискання система створить персональний обліковий запис та надішле активаційного листа з посиланням на вказану електронну пошту. Щоб продовжити роботу в системі — перейдіть за посиланням, що міститься в листі. 

Після реєстрації напишіть повідомлення про те, що Ви зареєструвалися на електронну адресу medicalce@ukr.netАдміністратор ресурсу надасть представникові організатора статус «Організатор» з прямим входом в кабінет організатора.

 

4. Головна сторінка системи АдаоІС

Після авторизації на сайті системи Організатор потрапляє і власний кабінет АдаоІС БМО/БПР. У верхній частині екрану можна вибрати мову інтерфейсу та відредагувати дані, натиснувши на своє їм'я в правому верхньому куті екрану.У лівій частині екрану росташоване головне меню системи, де організатор може: 

  • ознайомитися с переліком заходів тощо ("Перелік заходів організатора") , внесених за заявкою. Правки та виправлення вносяться адміністратором системи за заявкою Організатора, відправлену на електронну адресу; 
  • побачити учасників, які самостійно зареєструвалися на захід/заходи, будучи користувачами системи; 
  • зареєструвати на семінар, симпозіум, конференцію осіб, які подали заявку організатору в інший спосіб, аніж самостійну реєстрацію на захід в системі; 
  • зареєструвати доповідачів заходу та внести інформацію про них; 
  • створити звіт ("Звіт по учасниках") з повною інформацією про учасників заходу з номерами сертифікатів включно; 
  • створити звіт з даними про доповідача(ів) заходу чи заходів ("Звіт по доповідачам");
  • сформувати звіт за конкретною спеціальністю, якщо Організатор проводить заходи за кількома спеціальностями ("Звіт по спеціальностях"); 
  • сформувати звіт по доповідачам заходу.

Розпорядником інформації кабінету Організатора є сам Організатор заходів.

5. Налаштування відображення даних системи

У розділі "Перелік заходів" у верхній частині екрану росташована клавіша "Налаштування". Після натискання на цю кнопку, Організатор потрапляє до списку фільтрів. 

Обираючи категорії (наприклад "Найменування", "Тип", "Спеціальність", "Організатор"), відмічаючи їх маркерами, Організатор вказує, яку саме інформацію хоче побачити в таблиці системи.Категорії, не відмічені маркерами, на екран при формуванні списку не виводитимуться. 

Після того, як ви відмітили усі бажані фільтри, натисніть клавішу "Зберегти" унизу вікна зі списком параметрів пошуку. 

6. Робота з наповнення інформації про учасників заходу 

6.1 Після вибору в меню вкладки "Перелік заходів" Організатор потрапляє до списку, в якому перераховані всі події Організатора.

6.2 Щоб отримати на екрані сторінку певного заходу, необхідно відмітити цей захід ліва, після чого активується опція внесення учасників /доповідачів заходу. Кнопка "Налаштування" дозволить Організатору обрати бажані позиції, які будуть відображатись на екрані.

6.3. Щоб додати нового учасника/доповідача натисніть позначку «+» у верхньому лівому куті сторінки заходу. 

6.4 При введенні номеру диплому у разі, якщо учасник вже зареєстрований в системі, не буде необхідності вводити його дані. Інформація про учасника завантажиться з системи автоматично. 

6.6 У разі реєстрації доповідача, після вибору типу участі «Доповідач», з’явиться додаткове вікно для внесення даних. 

7. Підтвердження факту проведення заходу

Організатору заходу буде надана можливість за допомогою зручних засобів передачі інформації в режимі реального часу підтвердити факт того, що подія відбувається ( Viber, Skype, Messnger, WhatsApp тощо). 

Адміністратор системи активує запис «Захід відбувся», що автоматично активує позиції системи «Друк сертифікатів» та автоматичне зарахування балів в особисті кабінети учасників заходів цієї події у разі їх присутності на заході.

8. Друк сертифікатів

8.1 Сертифікат містить наступну інформацію: 

номер, в якому закодовано тип, номер заходу в системі, дати проведення та номер зареєстрованого учасниказаходу; 

  • ПІБ учасника; 
  • номер диплому учасника; 
  • назву заходу; 
  • дата проведення заходу; 
  • місце проведення заходу; 
  • тип участі; 
  • кількість нарахованих балів у разі їх нарахування; 
  • номер заходу в Реєстрі чи системі; 
  • QR-код, при скануванні якого, використовуючи мобільний додаток, на екрані смартфону візуалізується сертифікат без додаткового входу в систему. 

Друк сертифікатів відбувається після підтвердження організатором присутності учасника ( проставляється відмітка біля прізвища учасника).

8.2 Організатор може відмітити одного, кількох, або всіх учасників заходу у разі їх присутності на заході. 

8.3 Друк сертифікату запропонованого в системі вигляду: Організатор за наявності кольорового принтеру має можливість друкувати сертифікати запропонованого вигляду. 

8.4 Друк на попередньо розробленому Організатором макеті та надрукованому фоні з вільними для внесення даних місцями:

Шаблон Організатор отримує листом на зареєстровану електронну скриньку заздалегідь та замовляє друк обраного ним вигляду сертифікату з вільними за шаблоном полями в зручному для нього місці. 

Інформація про номер, ПІБ, номер диплому та QR-код з системи друкується на вільних місцях на чорно-білому принтері.

 

Зверніть увагу!Сертифікат створюється автоматично після підтверження Організаротом участі у заході. Сертифікат видається і нараховуються бали в особистому кабінеті учасника після закінчення заходу, якщо організатор підтвердив присутність користувача.

 

9. Як формувати звіти

Обравши "Звіт по учасникам" та ввівши дати заходу або період в який відбулися декілька заходів, натисніть кнопку "Сформувати", щоб отримати звіт на екрані.

Для зручності формування, зберігання та друку звіту є опція "Експорт", натиснувши на яку Організатор отримує та зберігає на власний пристрій сформований звіт. 

Аналогічні звіти генеруються по заходах, у разі проведення кількох заходів, а також по доповідачам кожного чи кількох заходів.